Disclaimer

Deze interventie is aangedragen door een professional uit de praktijk. De eigen ervaring van de professional met de interventie staat hierbij centraal. De effectiviteit van de beschreven interventie is niet door het  RIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) onderzocht.

Ervaringen met een locatiespecifieke poortinstructie

Algemene informatie:

  • Interventietype: Poortinstructie
  • Interventie: Voor een specifieke locatie
  • Interventie ontwikkeld door: Adviesbureau De Versnelling b.v.
  • Contactpersoon: Hans van Diest

Bedrijf waar de interventie wordt toegepast:

  • Omvang: 250 vaste medewerkers
  • Sector: voedingsmiddelenindustrie c.a.
  • Datum online: 2-3-2023

Omschrijving, doelen en doelgroepen:

Adviesbureau De Versnelling b.v. ontwikkelde een poortinstructiefilm voor een bedrijf in de voedingsmiddelenindustrie. De installatie die 24/7 draait, produceert 300.000 eenheden per shift van acht uur. Het bedrijf heeft zo’n 250 vaste medewerkers. Daarnaast komen er veel aannemers en leveranciers op het terrein.

Het doel van de poortinstructie, die sinds 2020 in gebruik is, is om iedereen op de hoogte te brengen van de basisregels op de bedrijfslocatie. Deze basisregels gaan zowel over voedselveiligheid als over arbeidsveiligheid. Onderwerpen die op het gebied van arbeidsveiligheid aan bod komen zijn bijvoorbeeld de logout-tagout procedure, kledingvoorschriften, BHV procedures en wat te doen bij ongevallen. Ook wordt de oproep gedaan onregelmatigheden of onveilige situaties te melden.

De film is online te bekijken en duurt een kleine vier minuten. Omdat de middelen beperkt waren voor het vervaardigen van de film, is gebruik gemaakt stockbeelden, eigen opnames en een geautomatiseerd ingesproken tekst. De instructie is in het Nederlands en het Engels beschikbaar.   

Jaarlijks wordt de poortinstructie zo’n 100 tot 150 keer gevolgd. Voor het overgrote deel door aannemers die op het terrein onderhoudswerkzaamheden komen uitvoeren aan de installaties. Vooral tijdens de frequente stops (om de twaalf dagen staat de fabriek twee dagen stil) zijn er veel monteurs en technici voor werkzaamheden op het terrein. Daarnaast is de instructie bedoeld voor alle anderen die het terrein betreden, zoals de eigen medewerkers, schoonmakers en bezoekers.

De instructiefilm kan op locatie (online) bekeken worden. Daarnaast is met enkele aannemers de afspraak gemaakt dat zij ervoor zorgen dat de mensen die ze sturen voor werkzaamheden de film vooraf te zien krijgen. Zij zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van wie wanneer de instructie heeft gevolgd. Eens in de drie maanden wordt deze lijst gedeeld met het bedrijf.

Er wordt steekproefsgewijs gevraagd of mensen die in opdracht van een aannemer komen werken de film hebben gezien. Maar het uitgangspunt is dat er op wordt vertrouwd dat er vakbekwame mensen worden gestuurd, op de hoogte zijn van de veiligheidsaspecten is daar onderdeel van.

Ervaren opbrengsten door de ontwikkelaar

  • Omdat de ontwikkelaar als extern adviseur betrokken was, is het moeilijk iets te zeggen over de ervaren opbrengsten voor de organisatie. De ontwikkelaar geeft aan te hopen dat de instructie de basisregels op laagdrempelige manier overbrengt door de film kort en simpel te houden.
  • Het op een zelfgekozen moment en tijdstip kunnen volgen van een poortinstructie heeft volgens de ontwikkelaar voordelen. Er hoeft minder georganiseerd te worden op de locatie zelf, en ook werknemers vinden het prettig wanneer zij niet voorafgaand aan de werkzaamheden eerst nog een poortinstructie hoeven doen.

“En die mannen waren ook heel blij, want die hadden een uur in de auto gezeten en die wilden wel aan het werk, en dan niet nog eens een tijd naar zo’n filmpje gaan zitten kijken.”

“Wat ik hoop over te brengen is dat ze in ieder geval die basisregels dan wel in het hoofd hebben zitten. En dat mensen in ieder geval, als er iets niet goed gaat, het durven zeggen, dat dat ook een minder hoge drempel wordt.”

Ervaren knelpunten

  • Als er veel anderstalige werknemers op het terrein komen, kan taal een barrière zijn voor het overbrengen van de poortinstructie.
“Daar dat heb ik toen bewust ook gewoon gevraagd: welke talen doen we? Nou, Nederlands en Engels dat was genoeg volgens de opdrachtgever. En dat is natuurlijk een probleem, want Italianen, ik heb ze wel aan de telefoon gehad, ik spreek redelijk Engels, maar dat was aan die andere kant niet zo. En ik had een Deense meneer(…), nou dat was toch wel even moeizaam hoor, voordat we elkaar begrepen.”

Tips en suggesties ter verbetering

  • Het uitbesteden van het maken van een instructiefilm kan erg kostbaar zijn. Wanneer er weinig tijd/budget beschikbaar is, kan ook relatief eenvoudig zelf een instructie ontwikkeld worden. Bijvoorbeeld met behulp van online stockmateriaal en vertaaldiensten.
  • Poortinstructies in meer talen dan alleen Nederlands en Engels beschikbaar maken.  
  • Betrekken van de einddoelgroep: nagaan of de poortinstructie aansluit bij de ideeën van de medewerkers zodat deze zo goed mogelijk aansluit bij de doelgroep.
“Wat ik het liefste had gedaan was nog een keer met die monteurs in gesprek: ‘Jongens, jullie hebben dit gezien [de poortinstructie], vertel eens, wat vond je er nou van?’ Gewoon om feeling krijgen met…sluit dit nou aan? Ik heb er een idee over, maar klopt dat nou?”