Aanpak van het onderzoek

In totaal zijn12 interviews gehouden met veiligheidsprofessionals die ervaring hebben met het (mede) ontwikkelen en/of toepassen van een poortinstructie. Drie van de gesprekken werden gecombineerd met een rondleiding op de bedrijfslocatie. Om een zo breed mogelijk beeld te krijgen van ervaringen en toepassingen, namen professionals uit verschillende sectoren deel: bouw/infra; petrochemie; energie en afvalverwerking/recycling en de voedingsmiddelenindustrie.

Poortinstructies: Beschrijvingen en ervaringen

Om een beeld te krijgen van hoe poortinstructies in verschillende organisaties zijn vormgegeven, worden op deze pagina diverse voorbeelden van poortinstructies beschreven. Geïnterviewden hebben actief meegedacht en tijd genomen om hun aanpak in openheid toe te lichten. Naast het benoemen van sterke punten van de poortinstructie, reflecteerden zij ook op uitdagingen en aandachtspunten.

Wat zeggen professionals over poortinstructies?

Tijdens de gesprekken over poortinstructies met professionals viel een viertal inzichten op. Deze zijn hieronder nader uitgewerkt. Daarna volgen een aantal kansen voor verbetering die ook door de professionals zijn aangedragen:

  1. Poortinstructies: Divers van aard en opzet.
  2. Het doel van de poortinstructie: informeren en controleren.
  3. De kracht van herhaling of overbodige overlap?
  4. Poortinstructies lijken nuttig maar effectiviteit is moeilijk vast te stellen.

1. Poortinstructies: Divers van aard en opzet.

De poortinstructies waarover met de deelnemers gesproken is, zijn divers van aard en opzet. Op basis van de gesprekken kunnen verschillende poortinstructies onderscheiden worden; zo zijn er generieke branchegerichte poortinstructies en meer specifieke, organisatie- of locatie-gebonden instructies.

De poortinstructies worden op verschillende manieren vormgegeven. In de meeste gevallen is de instructie een video. Een aantal video’s is als animatie vormgegeven, in andere instructies wordt gebruik gemaakt van video- en/of fotomateriaal. Vaak wordt de video ondersteund door geschreven en/of gesproken tekst. In enkele gevallen is er naast een video ook een PowerPoint presentatie met tekst en/of een flyer met basisregels beschikbaar.

De manier waarop een poortinstructie gevolgd kan worden, loopt uiteen. De meeste instructies zijn bij de organisatie op de betreffende locatie te volgen, voorafgaand aan de uit te voeren werkzaamheden. Ook wordt in veel gevallen de mogelijkheid geboden de poortinstructie op een eerder zelfgekozen moment te volgen, langere tijd voor de geplande werkzaamheden. De poortinstructie is in dat geval na aanmelding online toegankelijk.

In een aantal van de gesprekken kwam aan bod dat de wijze waarop de poortinstructie gevolgd wordt, anders is tijdens grote onderhoudsstops. Tijdens deze stops worden installaties voor een bepaalde periode stilgezet voor grootschalig onderhoud. Er zijn dan grote groepen (vaak ingehuurde) werkkrachten op het terrein om werkzaamheden uit te voeren. Vaak wordt dan - ofwel op locatie bij de opdrachtgever, ofwel vooraf georganiseerd bij de opdrachtnemer-, groepsgewijs de veiligheidsinformatie overgebracht. In sommige gevallen wordt dit begeleid door een trainer die de informatie persoonlijk toelicht.

2. Doel van de poortinstructie: Informeren en controleren.

Voor alle organisaties geldt dat de poortinstructie in de eerste plaats bedoeld is voor uitvoerende werknemers op een locatie. Dit kunnen eigen medewerkers zijn maar ook aannemers, onderaannemers en ZZP’ers. Bij een aantal organisaties is de doelgroep breder, en wordt bijvoorbeeld ook verwacht dat kantoorpersoneel, schoonmakers en bezoekers de poortinstructie volgen.

In de meeste gevallen wordt de poortinstructie afgesloten met een toets die ofwel digitaal ofwel met pen en papier gemaakt wordt. Hiermee dient de poortinstructie niet alleen om te informeren maar speelt de instructie ook een rol in de toegangscontrole. De toetsen kennen ook een geldigheidsduur. De in dit onderzoek besproken instructies hadden een geldigheidsduur van één tot twee jaar. Over de toegevoegde waarde van een toets zijn enkele geïnterviewden kritisch. Hoewel het onder de aandacht brengen van veiligheid als zeer waardevol wordt gezien, zou dit volgens hen ook zonder toetsing kunnen. Eén van de geïnterviewden geeft aan dat het uitgangspunt dan meer ligt in vertrouwen.

"In plaats van dat we zeggen, maak er nou een interessant filmpje van, gaan we ze daarna overhoren. Het zit allemaal in die controlegedachte."
"Nou, dat was die persoonlijke ervaring die ik bij [naam organisatie] had, dat ze zeiden, ‘u bent van harte welkom, wij vertrouwen erop dat u zich eraan houdt’. Nou, dat vind ik in je denken over veiligheid en het vertrouwen hebben in mensen, vind ik dat een hele sterke."

3. Kracht van herhaling of overbodige overlap?

Een belangrijk vraagstuk dat in de gesprekken naar voren kwam, is het doel en de reikwijdte van de poortinstructie. Welke informatie mag in een poortinstructie niet missen, en hoe verhouden meer algemene veiligheidsaspecten zich tot specifieke informatie over (omgaan met) regels en risico’s?

Geïnterviewden benadrukken allemaal dat lokale informatie, dat wil zeggen informatie die alleen van toepassing is op de specifieke locatie, in elk geval essentieel is. Het gaat dan bijvoorbeeld om locatie- of installatiespecifieke risico’s, het alarmnummer, evacuatieroutes, maar ook om regels die op het terrein van toepassing zijn zoals bijvoorbeeld: waar kun je parkeren, wat is de maximum snelheid en waar haal je je werkvergunning af? De professionals geven echter ook aan dat een veelheid aan te volgen instructies kan leiden tot overlap en herhaling. Zo zijn er instructies die voor een hele branche zijn ontwikkeld, maar ook bedrijfsgerichte poortinstructies die ontwikkeld zijn voor meerdere locaties van hetzelfde bedrijf. Daarbij kunnen bedrijven ook nog een locatie-specifieke poortinstructie hebben, bijvoorbeeld als er op een specifieke locatie wordt gewerkt met gevaarlijke stoffen.

Daarnaast kan er overlap zijn met algemene veiligheidsopleidingen zoals VCA, en veiligheidsregels zoals de veelgebruikte ‘life saving rules’. Een aantal deelnemers geeft aan te signaleren dat sommige werkkrachten die de poortinstructies volgen, de tijdsinvestering en de vele herhaling als overbodige belasting zien en de poortinstructies daarmee afdoen als een ‘moetje’. Dit is volgens hen met name een aandachtspunt voor werknemers die al lange tijd ervaring hebben binnen een industrie en/of bij veel verschillende bedrijven werk uitvoeren.

"Lezen, vragen maken, contact met de dames [van de receptie], even wacten, want er komt weer een ander binnen. Dus een klein half uur ben je zo kwijt."

4. Poortinstructies lijken nuttig maar effectiviteit is moeilijk vast te stellen.

Gezien het feit dat de poortinstructie als methode door veel organisaties wordt ingezet, wordt door de geïnterviewden aangenomen dat het bijdraagt aan de veiligheid op hun terrein. Maar wat een poortinstructie daadwerkelijk bijdraagt aan veiligheid en het voorkómen van ongevallen is volgens de geïnterviewden eigenlijk niet vast te stellen. Vanuit hun ervaring in de praktijk benoemen zij echter wel allerlei opbrengsten. Ervoor zorgen dat werknemers geïnformeerd zijn over de basisregels en belangrijkste risico’s op de locatie, wordt het meest genoemd. Ook wordt als meerwaarde genoemd dat je als organisatie door middel van de poortinstructie laat zien dat je veiligheid belangrijk vindt.

"We geven er onze eigen prioriteiten mee aan en we vertellen nog eens een keer dat het voor ons het belangrijkste doel is, dat mensen die bij ons komen werken veilig naar huis gaan en ook de installatie veilig achterlaten."
"Wat draagt de film eraan bij dat iemand geen ongeval overkomt? Die vertaalslag kun je bijna niet maken."

Een aantal geïnterviewden verwacht dat een poortinstructie ervoor zorgt dat er weer even aandacht is voor veiligheid, en daarmee de bewustwording en het gesprek over veiligheid op gang gebracht worden. Ook wordt genoemd dat door mensen op de hoogte te brengen van de belangrijkste werkprocedures, het werk soepeler verloopt. Dit kan bijdragen aan de kwaliteit van het werk en daarmee ook aan veiligheid. Bij de ontwikkeling van de Generieke Poortinstructie Bouw (GPI) hebben diverse partijen uit het veld samen nagedacht over veiligheid in de branche, wat er volgens één van de geïnterviewden aan heeft bijgedragen dat veiligheid als thema sector-breed op de agenda is gezet.

Uiteindelijk wordt de poortinstructie door de geïnterviewden vooral gezien als een onderdeel in het grotere geheel. Het is volgens hen de combinatie van verschillende tools bij elkaar, zoals naast de poortinstructie toolboxen, veiligheidsdagen, posters, enzovoort, die bijdragen aan veiligheid en meer bewustwording.

"Ik denk dat het het gesprek wel op gang brengt over veiligheid en dat dat alleen al een positief effect is. En dat er met de partijen onderling ook samen is nagedacht over veilig werken. (over de GPI)"
"Ik denk niet dat één toolbox in het jaar het verschil maakt. Eén werkplekinspectie in het jaar, maakt het verschil niet. Eén GPI maakt het verschil niet. Maar het geheel dat geeft voldoende instructie. (…) En dan heb je een stukje veiligheidsbewustzijn gecreëerd. Maar dat is wel het gevolg van het blijven attenderen op die veiligheid. En dat doe je middels die GPI, met werkplekinspecties, toolboxmeetings en andere instructies. Het is een onderdeel van."

Kansen voor verbetering volgens de professionals

Tijdens de gesprekken kwamen ook twee onderwerpen naar voren waarbij de gesprekspartners kansen voor verbetering zien:

  1. Door andere disciplines te betrekken en samen te werken in de keten kan de kwaliteit van de poortinstructies vergroot worden.
  2. Meer maatwerk en dialoog; minder inzet op controle lijkt gewenst.

1. Door andere disciplines te betrekken en samen te werken in de keten kan de kwaliteit van poortinstructies vergroot worden.

Hoe breng je informatie goed over en hoe maak je het toepasbaar en aantrekkelijk voor een veelal praktisch ingestelde groep werknemers? Dit zijn vragen waar een aantal geïnterviewden in de dagelijkse praktijk mee worstelt. De geïnterviewden deden diverse suggesties om poortinstructies in het eigen bedrijf of in brede zin te verbeteren. Zo werd bijvoorbeeld genoemd dat aandacht voor de toegankelijkheid van poortinstructies zinvol kan zijn. Onder meer omdat er taalbarrières worden ervaren door een toename van werknemers met andere nationaliteiten. Ook zijn er werknemers die minder taal- en/of digitaal vaardig zijn, en daardoor moeite hebben met het volgen van een instructie. Een van de geïnterviewden geeft aan dat er binnen de organisatie gewerkt wordt aan een nieuwe poortfilm waarbij alle informatie visueel wordt overgebracht zonder gesproken of geschreven tekst.

"Je ziet bij heel veel mensen op de werkvloer die ik weleens help, dat ze gewoon de stelling niet lezen. Niet kunnen lezen, laat ik het zo zeggen. Die zijn eigenlijk dyslectisch. Als je vraagt van wat staat er nou, dan beginnen ze ineens te lachen. Dan denk ik van oh, je weet het echt niet. Maar dat zijn perfecte werklui zeg maar, die hun vak heel goed verstaan."

Een aantal geïnterviewden noemt dat het ook waardevol zou zijn om andere expertises te betrekken bij het vormgeven van poortinstructies. Veiligheidskundigen nemen nu vooral het voortouw hier in. Het betrekken van bijvoorbeeld onderwijsexperts, vertegenwoordigers van de (eind)doelgroep en communicatiedeskundigen, kan mogelijk bijdragen aan een hogere kwaliteit van instructies. Bij een van de deelnemende organisaties is in samenwerking met een externe partij bijvoorbeeld een ‘veiligheidsstraat’ ontwikkeld waarbij niet alleen kennis wordt overgedragen maar ook met praktijksituaties geoefend worden, en de onderlinge uitwisseling meer centraal staat.

"Ja, het wat luchtig en leuk maken. Meer aandacht geven aan hoe je het vormgeeft. Want wat je nou ziet met die poortinstructies vaak, wat ik ervan ken en wat we zelf ook doen: veiligheidsmensen maken ze, en dan komt er iemand bij, die maakt er een filmpje van en dat is het dan. Maar of het nou leuk is om naar te kijken."
"We hebben nu altijd een video of een slideshow met zo'n netjes ingesproken tekst. Ik heb het idee dat dat beter moet kunnen, maar ja, het ontbreekt een beetje aan de didactische vaardigheden denk ik, van de mensen die dit soort dingen ontwikkelen. Het wordt meestal gedaan door de mensen die inhoudelijk veiligheidskennis hebben, maar niet per se zijn opgeleid om onderwijs in te richten en dit soort systemen te ontwerpen."

2. Meer maatwerk en dialoog; minder inzet op controle lijkt gewenst.

In de interviews over de poortinstructies, geven enkele geïnterviewden aan dat er in de eigen praktijk steeds meer aandacht komt voor ‘waarden’ en ‘principes’ rondom veilig werken. Hiermee signaleren zij een verschuiving van controle en het opleggen van regels naar eigen verantwoordelijkheid en het aangaan van het gesprek over veiligheid. Bewustwording, inspireren tot nadenken over veiligheid en het aangaan van dialoog komen hiermee centraler te staan. Wel wordt de kanttekening gemaakt dat het niet eenvoudig is ‘principes’en ‘waarden’ in een poortinstructie te integreren. Dit vraagt volgens hen mogelijk om een andere aanpak. Daarnaast is er de behoefte om leren over veiligheid meer persoonlijk en op maat te maken. Een van de geïnterviewden geeft aan dat de GPI op dit gebied continu in ontwikkeling is en dat beoogd wordt steeds meer richting een individueel leerplatform te gaan met op maat gemaakte onderdelen.

"We gaan weg van de golden rules en meer richting principes voor veilig werken.) (…) daarmee hebben we het niet alleen maar over het volgen van regeltjes, maar hebben we het veel meer over de eigen verantwoordelijkheid en kun je daar ook veel beter over in gesprek gaan."
"Zo zou ik het het liefste zien, dat je ook mensen even in de ogen kan kijken en even contact kan maken."
"Wat wij wel meegeven aan onze mensen, is onze veiligheidsfilosofie. En of je dat nou een poortinstructie noemt of niet… (…)  Wij hebben vijf waardes, en die gaan we meegeven aan de mensen (…) wat dat voor ons betekent en hoe wij daar tegenaan kijken."
"Alleen zie ik nu wel, omdat we steeds meer richting een leerplatform gaan, waarbij je dus inderdaad heel veel situatiefilmpjes krijgt en dat je nu, omdat je [de instructie] vaker hebt gehaald, je niet meer die basisinstructie helemaal hoeft te doorlopen en veel meer gaat inzoomen op specifieke zaken. En we willen straks dat jij aan de voorkant, bijvoorbeeld, kan kiezen van hé, ik ben een timmerman of ik ben een betonvlechter. (over GPI)"