Disclaimer

Deze interventie is aangedragen door een professional uit de praktijk. De eigen ervaring van de professional met de interventie staat hierbij centraal. De effectiviteit van de beschreven interventie is niet door het RIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) onderzocht.

Ervaringen met een locatiespecifieke poortinstructie

Algemene informatie:

  • Interventietype: Poortinstructie
  • Interventietype: Voor een specifieke locatie
  • Bedrijf: PreZero Energy Roosendaal
  • Omvang: 50
  • Sector: Afvalverwerking & recycling
  • Contactpersoon: Casper Stuart
  • Datum online: 2-3-2023

Omschrijving, doelen en doelgroepen:

Bij PreZero Energy Roosendaal worden afvalstromen die niet geschikt zijn voor recycling omgezet in duurzame energie. De opgewekte energie wordt direct aan het energienet geleverd. De poortinstructie van PreZero Energy Roosendaal bestaat uit een papieren instructie en een toets van vijf ‘waar of niet waar’ vragen. Hiervan moeten er drie goed worden beantwoord om toegang te krijgen tot het terrein. Deze instructie wordt gevolgd bij aankomst op het terrein en neemt een klein half uur in beslag. De instructie en toets zijn in diverse talen beschikbaar (o.a. Pools).

De poortinstructie van PreZero Energy Roosendaal is gebaseerd op de ‘tien gouden regels’, ook wel de ‘life saving rules’ genoemd. Dit zijn vijf geboden en vijf verboden. Daarnaast bevat de instructie informatie die specifiek is voor de locatie, zoals hoe de veilige paden eruit zien en waar je mag roken.

Iedereen die zelfstandig iets gaat doen op het terrein moet de poortinstructie volgen, zowel mensen die in dienst zijn als externen. Dit geldt ook voor het personeel bij de balie, zodat zij de huisregels kennen, vragen kunnen beantwoorden en onveilige situaties kunnen signaleren. Bezoekers onder begeleiding hoeven geen poortinstructie te volgen. Als er veel mensen tegelijk op het terrein aan de slag moeten, bijvoorbeeld tijdens een onderhoudsstop, dan krijgt de aannemer de poortinstructie vooraf opgestuurd. De aannemer moet er dan voor zorgen dat zijn werknemers de poortinstructie lezen en de toets succesvol afleggen, en dat de papieren op tijd aan PreZero aangeleverd worden zodat iedereen direct aan de slag kan. In de afgelopen tien jaar hebben tussen de 5000 en 6000 mensen de poortinstructie van PreZero Energy Roosendaal gevolgd.

Het doel van de poortinstructie is in de eerste plaats ervoor zorgen dat iedereen aan het einde van de werkdag veilig en gezond naar huis gaat. Ook helpt het bij het beter samen werken als het gaat om veiligheid: er is één instructie die iedereen kent. Tot slot wordt de instructie als middel gezien waarmee je voldoet aan de informatieplicht aan werknemers.

Ervaren opbrengsten

  • Het is een goede manier van mensen welkom heten op je terrein: we zijn blij dat je er bent en willen dat je veilig blijft. Daarbij zorgt het aanbieden in de eigen taal van mensen meteen voor verbinding en motivatie.
  • Het aanbieden van specifieke informatie die bijvoorbeeld niet in de VCA te vinden is.
  • Herhaling van wat er bijvoorbeeld ook op borden staat, zo blijft informatie beter hangen.
  • Mensen durven elkaar aan te spreken op onveilig gedrag.
“Want als je een hele club Turkse steigerbouwers hebt en je geeft ze de poortinstructie in het Turks, dan zie je het gewoon veranderen. Dan zie je ze denken: ‘Oh, ze hebben erbij nagedacht dat wij geen Nederlands spreken.’ En als je het dan in het Turks vertaalt van: ‘Hier en zo en zo doen we het,’ dan zijn die mensen allemaal blij. Dan komen ze ook naar je toe. Dat merk je, die verbinding krijg je dan. Ik denk dat dat het belangrijkst is. En ze weten allemaal dat ze veilig moeten werken.”
“Dus wij proberen echt ook uit iedereen te halen van: ‘Als je dingen ziet die bij ons anders gaan of die je niet gewend bent of dat je vreemd vindt of eng vindt of raar vindt, meld het.’ Ze spreken je aan van ‘Ik heb dit gezien of ik vind dat wel raar, mag dat dan?’ Dan kun je altijd dankjewel zeggen. En iemand met een goede tip krijgt ook een doos gebak voor de ploeg.

Ervaren knelpunten

  • Poortinstructies bevatten veel herhaling van algemene zaken die overal hetzelfde zijn.
  • In de centrale poortinstructie van PreZero staat (logischerwijs) niet alle locatie-specifieke informatie, dus men moet dan twee instructies volgen.
  • De mensen die bij PreZero komen werken geven weleens aan dat het veel tijd kost om de poortinstructie te volgen.
  • Deze poortinstructie is veel leeswerk, dat sluit niet altijd aan bij wat mensen prettig vinden en/of makkelijk vinden om te doen.

"Bij poortinstructies zijn er zo veel algemene zaken die overal hetzelfde zijn, dat het voor de mensen die de poortinstructie moeten doen eigenlijk best wel vaak heel vervelend is, want als ze daar een kwartier aan moeten besteden, is het vijf minuten informatie die ze echt nodig hebben, die echt anders is en tien minuten is de rit uitzitten."

Tips en suggesties ter verbetering

  • Bij PreZero hebben ze behoefte aan een landelijke poortinstructie, waar bedrijven bij aan kunnen sluiten. Dan kun je per bedrijf enkel de bedrijfsspecifieke informatie toevoegen.
  • Vraag uit wat aannemers van de poortinstructie vinden en in hoeverre de informatie blijft hangen (bijvoorbeeld door na drie dagen opnieuw de vragen stellen).
  • Betrek andere vakgebieden bij de vormgeving: bijvoorbeeld psychologie, om de poortinstructie zo in te richten dat de aandacht erbij blijft en het goed wordt herinnerd.
  • Vermijd alle overbodige ballast om het aantrekkelijker te maken; hou het praktisch en luchtig.
  • Bied de poortinstructie in iemands eigen taal aan, dan weet je zeker dat hij het heeft begrepen. Ook zorgt het meteen voor verbinding en motivatie.

“Dat als iemand zo’n certificaat heeft, dat die een soort basispoortinstructie heeft gehad en dat er per bedrijf genoegen wordt genomen met de bedrijfsspecifieke regels. Want dat is wat ik ze uitleg: wat is hier nou anders, wat is hier nou speciaal ten opzichte van elk ander bedrijf?”

“Luchtig, leuk en leerzaam. Het mag wat leuker, het mag wat aantrekkelijker. Daar zit ik ook met PowerPoint, dat is zo saai allemaal, dus ik zou een beetje humor ook wel leuk vinden in zoiets, maar ja, kan dat?”